Latar Belakang
Selama ini negara telah memposisikan anggaran sebagai konsumsi obyek,bukan konsumsi kegiatan.Kondisi ini membuat setiap aktor perencana selalau lebih berorientasi kepada bagaimana caranya menghabiskan anggaran.Bahkan ajensi pengawasan di-Kementerian selalu menyalahkan para kalakgiat apabila tidak bisa menghabiskan anggaran,benakah semua fenomena ini?Haruskah anggaran dihabiskan…berapa sih cukupnya untuk dihabiskan?Berikutnya mekanisme penganggaran diciptakan untuk satu tahun berjalan dan secara tidak langsung hal ini mengisyaratkan tidak ada “biaya” untuk tahun ke:2,3,dan seterusnya.System ini tidak langsung menciptakan program dan anggaran yang selalu berorientasi jangka pendek dan tidak ada program berkelanjutan. Akibatnya kutak katik anggaran menentukan besaran moneter/rupiah lebih mengemuka dibandingkan menentukan kegiatan berbasis prioritas/bobot atau nilai suatu kegiatan diantara sejumlah kegiatan lainnya. Performa suatu kegiatan atau rapor akan bergantung kepada selesai tidaknya kegiatan itu berlangsung,dan bagus tidaknya pertanggung jawaban administrasi keuangan.
Definisi Masalah
Mencari jumlah “angka” anggaran jauh lebih serius,dan lebih diminati dalam suatu perencanaan dibandingkan memilah kegiatan-kegiatan dengan atribut kualitas dan efektivitas.Situasi tradisional seperti ini menjadikan performa anggaran dalam pengertian “rapi”-nya pertanggung jawaban keuangan lebih dipentingkan dan membentuk citra mewakili juga pertanggungan jawaban performa kegiatan itu sendiri. Rapi,diartikan bila semua rupiah terserap habis. Tidak kapabelnya menghabiskan alokasi anggaran dianggap dan dipermasalahkan bukan seorang “perencana” yang baik.Padahal sangat bisa saja meningkatkan performa kegiatan parallel menekan laju “biaya”,suatu demonstrasi profesionalisme atau prestasi.Anehnya anggaran sendiri tidak pernah bisa menjawab berapa unit manfaat atau performa yang dihasilkan per unit “biaya” yang sudah dikeluarkan per setiap kegiatan sekecil apapun.Bukankah “biaya” atau ongkos adalah konsekuensi kegiatan atau program. Siapapun pemilik anggaran baik pemerintah maupun swasta pasti akan mempertanyakan seberapa unit manfaat atau effektivitas yang didapat per setiap unit rupiah yang telah dikeluarkan bukan?Artinya publik tentunya ingin ada suatu demonstrasi antara pasangan seberapa jauh [1] performa setiap kegiatan dipasangkan dengan seberapa jauh [2] konsekuensi “biaya” per setiap performa kegiatannya,cukup adil bukan? Sementara yang didemonstrasikan selama ini hanyalah performa “biaya” per setiap kegiatan itu sendiri,sedangkan performa kegiatannya sendiri tidak pernah tampil. Empat (4) perangkat berikut ini ditawarkan sebagai pendekatan untuk menyelesaian atau menemukan pasangan kegiatan dan konsekuensi “biaya” yang akan dikeluarkan. Pertama teknik manjemen modern,kedua teknik ABC,ketiga teknik biaya selama hidup, dan yang terakhir adalah program tahun berganda.
Teknik Manajemen Modern dan Perencanaan Jangka Panjang
Pengguna teknik manajemen modern seperti TQM (Total Quality Management),BSC (Balanced Score Cards),dan ABC (Activity-Based Costing) akan sukses kata Melese, Blandin,O’Keefe,2004,dalam Int’l Public Management Review.TQM selalu mengajak berkaca pada sistem atau proses yang berjalan,bila belum sempurna maka sempurnakanlah. Bila sistem atau proses sudah benar,baru salahkan manusianya apabila ada “kecelakaan” atau kekeliruan.Masih ada perangkat manajemen peranggaran modern lainnya yang kapabel dan sebenarnya relative sama satu sama lain untuk memecahkan solusi anggaran,sebut saja “effektivitas-beaya” (popular bagi militer), “manfaat-beaya”, rekayasa ekonomik, rekayasa logistik, analisis beaya,estimasi beaya, estimasi dan relasi beaya,diantaranya ABC. Masih banyak sebutan yang mirip dan kegunaan sama,yakni memperlakukan “beaya” sebagai komsumsi kegiatan bukan sebagai komsumsi obyek (produk,jasa). Teknik manajemen modern dengan kalkulus anggaran bergantung pada perencanaan yang bagus. Perencanaan bagus tercipta jika dan hanya jika pernyataan misi sebagai derivasi visi jelas, konkrit dan kokoh,bukan dengan kalimat normatif apalagi mengawang-awang, kemudian diturunkan menjadi strategi dan kebijakan-kebijakan per setiap stategi yang terpilih. Selanjutnya diurai dalam program-program dengan nomer urut/ bobot/ prioritas mengarah obyektif fisik yang sudah ditetapkan,dan tanggung jawab pemangku kepentingan strategik untuk menurunkan dan mengontrolnya sampai tingkat program dibawahnya dan didunia nyata sulit rasanya menemukan kegiatan,program atau proyek yang pendek umurnya.
Kegiatan Berbasis Biaya (Activities-Based Costing)
Langkanya kegiatan,program atau proyek yang singkat umurnya,memaksa pemegang puncak organisasi haruslah professional sebagai perencana dan pemikir strategik.Proses melelahkan menemukan program atau kegiatan,dengan memilih dan mematangkan dulu kegiatan jangka menengah atau panjang dari sekian kandidat kegiatan.Kemudian beranjak menentukan “anggaran” sebagai konsumsi kegiatan ~ kegiatan berbasis biaya (KBB).Cara ini akan menggeser konsep;obyek bukan lagi mengkomsumsi sumber daya/ anggaran,tetapi obyek mengkonsumsi kegiatan.KBB sebagai “pendorong” (driver), berorientasi pada proses tidak lagi berorientasi pada struktur seperti akuntansi tradisional. KBB benar benar membantu memilah dan memilih mana kegiatan yang prioritas.
Beberapa kelebihan KBB versus pendekatan tradisional:[1]perbaikan menyeluruh dan lebih akurat tentang kalkulus “biaya”,[2]fokus kepada kegiatan yang mengkomsumsi biaya langsung dan tidak langsung,[3]fokus pada dekomposisi tupoksi dan sasaran kedalam kegiatan-kegiatan dan alokasi biaya baik langsung dan tak langsung kepada kegiatan berbasis tingkat “dorongan”nya (driver),dan terakhir adalah [4]informasi komprehensif bagi pengambil keputusan yang bisa memilah:[a]kegiatan yang memang benar-benar diprioritaskan,[b]aliran menuju ukuran “performa” organisasi,[c]identifikasi peluang improvisasi “pembiayaan”,[d]proses kerja dan performa yang lebih baik,[e]insentif,dan [f]membantu pengukuran KPI (Key Performance Indicators).
Biaya dengan Pendekatan Umur Effisien (Life Cycle Cost)
Versus asset, bangunan, dan material digunakan konsep “total biaya sepanjang hidup” (total life-cycle cost) diartikan seluruh “biaya” yang harus dikeluarkan mulai dari investasi awal sampai harga buku “nol”.Hal ini menunjukan perencanaan biaya dilakukan secara komprehensif dari awal perolehan sampai penghapusan.Asumsinya orang membeli akan berharap memakai setiap saat sepanjang umur barang yang didesain tersebut.Jembatan atau kapal atau pesawat tentunya didesain untuk bertahan hidup katakanlah “x” tahun, pertanyaannya bagaimana konsekuensi “biaya“ sesudah dikeluarkan biaya investasi untuk tahun kedua,ketiga,dan seterusnya,misal untuk pelatihan,perbaikan ringan, menengah atau berat,pemeliharaan rutin atau darurat,renovasi,modernisasi,dan seterusnya sampai ketahun x”,siapa yang menanggungnya?Bagaimana memunculkan dalam APB/ APBD? Total beaya sepanjang hidup adalah semua beaya yang dikeluarkan sepanjang hidup aset atau barang atau material tersebut.
Tentu saja berbeda komponen “biaya” bila sistemnya berbeda, sebaliknya sama bagi sistem yang sama meski berbeda assetnya,contoh total biaya sepanjang hidup MBT (main battle tanks) Tank Abram M-1 versus Leopard akan berbeda total biayanya.Contoh mobil A total biayanya jauh lebih mahal dibandingkan mobil B,meskipun rata-rata “biaya” per tahun sampai tahun ketiga bisa saja jauh lebih murah,biasanya keputusan terakhir adalah pilihan dengan konsekuensi total biaya yang termurah dengan catatan kualitas tetap lebih diperhatikan. Calon pemilik bisa berhitung alokasi yang harus disiapkan per tahun. Bagaimana dengan keputusan “beli”,“sewa”,atau gabungannya?Model ini bisa digunakan, kecuali frekuensi penggunaan sangat rendah sekali per umur yang didesain,pilihan “sewa” jelas jauh lebih murah bukan?
Program Tahun Berganda
Mengetahui total biaya sepanjang hidup jembatan,maka alokasi pertahun sudah bisa diprediksi dan menjadi estimasi alokasi tahun yang datang.Contoh kasus Jembatan Kuker, komponen biaya untuk kelangsungan hidup jembatan tentunya sudah dihitung para insinyur perancang jembatan.Alokasi total dalam program pengadaan jembatan sepanjang kelangsungan hidupnya tentunya akan mudah terinci dalam alokasi APBD setiap tahun. Rangkaian seri paket tersebut,biasanya disebut program tahun berganda (multiyear programmed). Pembeli/pembina jembatan tersebut harus mengerti betul-betul konten program tahun berganda ini.Kelalaian mengikuti jadwal akan mengurangi keandalan (R = 1 – Probabilita rusak) dan berujung kepada besarnya risiko yang mungkin muncul.Berbasis program tahun berganda pemilik kegiatan atau pemimpin organisasi serta merta fokus kepada kegiatan-kegiatan yang berkelanjutan dan barulah tahap berikut memikirkan konsekuensi anggaran yang harus teralokasi setiap tahunnya.
Kesimpulan
Barangkali ada benarnya thesa yang menyebutkan setiap akuisisi asset apapun juga memiliki dua (2) konsekuensi,pertama seberapa jauh asset tersebut memberikan “manfaat” sepanjang hidupnya,kedua seberapa jauh pemilik aset bisa “memelihara” nya sepanjang umurnya.Mind-set kapabel menghabiskan alokasi anggaran sebaiknya digeser dan dipasangkan dengan kapabel memaksimumkan kualitas atau effektivitas per setiap kegiatan berbasis dukungan “biaya” yang termurah.Ketiga konsep manajemen modern yang teruji, dan menjamin effisiensi, effektivitas dan akuntabilitas ada baiknya merangsang pemilik organisasi apapun dinegeri ini untuk mulai berbenah diri untuk membuat lebih baik sistem perencanaan yang berujung kepada KBB.
Total anggaran menjadi himpunan total seluruh biaya,cerminan seluruh kegiatan yang benar terpilih, berurutan dan berbobot,berasumsi visi atau obyektif strateginya tidak mengawang-awang atau normatif.Harapannya tidak terulang kembali tragedi jembatan Kuker atau ketidak tersedianya biaya pemeliharaan,perbaikan,atau modernisasi,ditahun kedua; ketiga,dan seterusnya di-Kementerian atau Lembaga pemerintah.Kata orang kalau mau sukses…ada baiknya bereksperimen dan melakukan tiga (3) konsep manajemen modern itu, siapa tahu?Salah satu 14 petunjuk suci TQM adalah…semua masalah besar atau kecil sama bobotnya karena itu segera lakukan perubahan.Semoga bermanfaat.
__________________________________
Penulis berterima kasih atas bantuan dan koreksi Dr J P Sitanggang, (Ak) dan Dr Erna Hernawati, (Ak) kedua-duanya dari FE UPN”Veteran” Jakarta hingga selesainya manuskrip kajian singkat ini.
